نحوه ی ارائه توصیه نامه به دانشگاه مقصد برای اپلای به این صورت است که در حین انجام مراحل پذیرش، متقاضی می تواند یک فایل الکترونیکی در دانشگاه مقصد ایجاد کند. از طریق سیستم الکترونیکی متقاضی می تواند، پست الکترونیک افرادی که قرار است برای او توصیه ‌نامه بنویسند را در سیستم ثبت کند، سپس سیستم یک پست الکترونیکی به اساتید مربوطه ارسال و درخواست تکمیل فرم توصیه نامه را به صورت الکترونیکی می نماید.

سیستم آنلاین دانشگاه ‌ها این امکان را برای دانشجویان فراهم کرده اند که بتوانند ارسال توصیه نامه توسط اساتید را بررسی و پیگیری نمایند و بدانند کدام‌ یک از اساتید، پست الکترونیکی مربوطه را پاسخ داده‌ است و با استادی که هنوز به پست الکترونیکی که از طرف دانشگاه مقصد برای او ارسال شده پاسخ نداده است، تماس بگیرد.

* نکته: هر چند متقاضی مدارک خود را به صورت آنلاین برای دانشگاه مقصد ارسال می کند، اما باید تمام مدارک خود را دوباره به دانشگاه مقصد پست کند. اغلب دانشگاه‌ ها از متقاضیان می خواهند پس از وارد کردن اطلاعات خود، بعضی یا تمام مدارک را نیز به دانشگاه پست کنند.